De kosten van een boekhouder voor een zzp’er hangen af van de omvang van je administratie, het aantal facturen en welke diensten je wilt uitbesteden, bijvoorbeeld alleen de btw-aangifte, of de volledige boekhouding inclusief inkomstenbelasting. Bij De Vaan Administratie werk je met eerlijke tarieven: je betaalt alleen voor wat je daadwerkelijk nodig hebt, zonder verborgen kosten achteraf. Na een vrijblijvende kennismaking, waarin we jouw situatie en wensen bespreken, krijg je vooraf een duidelijke prijsindicatie, zodat je precies weet waar je aan toe bent voordat je een keuze maakt. Je bepaalt zelf hoeveel je uit handen geeft: van alleen de jaarlijkse aangifte tot de complete boekhouding, inclusief btw-aangiftes en advies. Hoe overzichtelijker je stukken zijn aangeleverd, hoe efficiënter de verwerking verloopt. Bij De Vaan krijg je hierbij één vast aanspreekpunt die jouw situatie kent, in plaats van steeds een ander contact. Zo weet je zeker dat je boekhouding klopt, zonder verrassingen bij de Belastingdienst.

Als zzp’er ben je wettelijk verplicht om je administratie minimaal 7 jaar te bewaren (voor onroerend goed geldt 10 jaar). Het gaat onder andere om: alle inkomende en uitgaande facturen, bankafschriften, kassabonnen en kwitanties, contracten en overeenkomsten, gegevens over een eventuele auto van de zaak, en correspondentie met de Belastingdienst. Digitaal of op papier maakt niet uit, zolang het maar volledig en raadpleegbaar is. Een handige vuistregel: bewaar alles wat nodig is om een uitgave of inkomst te kunnen bewijzen bij een controle. Veel zzp’ers merken dat het maandelijks bijhouden van de administratie een stuk minder tijd kost, en minder fouten oplevert bij de btw-aangifte, dan alles aan het einde van het jaar verzamelen. Bij De Vaan Administratie kun je zelf kiezen hoe ver je ons laat ontzorgen: je kunt je administratie zelf blijven bijhouden en alleen de aangiftes laten controleren, of alles volledig overdragen. Zo blijf je gedurende het hele jaar overzicht houden, zonder gedoe aan het einde van het jaar.

De meeste zzp’ers doen per kwartaal btw-aangifte, met deadlines op 31 januari, 30 april, 31 juli en 31 oktober. Sommige ondernemers doen dit jaarlijks, bij een hoge omzet is maandelijkse aangifte verplicht. De Belastingdienst laat bij de start van je onderneming weten welk aangiftetijdvak voor jou geldt. Ook zonder omzet in een kwartaal moet je een ‘nihilaangifte’ indienen: niet aangeven kan een boete opleveren, en te laat betalen leidt tot een naheffing met rente. Het is verstandig om ontvangen btw apart te zetten, zodat je bij de aangifte niet voor verrassingen komt te staan. Twijfel je of bepaalde kosten aftrekbaar zijn, of hoe je met btw over buitenlandse omzet moet omgaan, dan is het slim om dit vooraf te laten checken in plaats van achteraf te moeten corrigeren. Bij De Vaan Administratie nemen we de btw-aangifte volledig uit handen: we controleren de cijfers, dienen op tijd in en laten je vooraf weten wanneer je ergens rekening mee moet houden. We houden de deadlines voor je in de gaten, zodat je nooit voor verrassingen komt te staan. Zo hoef je zelf geen deadlines bij te houden en weet je zeker dat alles correct en tijdig bij de Belastingdienst binnenkomt.

Loonadministratie uitbesteden wordt aantrekkelijk zodra je de eerste medewerker in dienst neemt: de regelgeving rond loonheffingen, cao’s, vakantiegeld en pensioenopbouw is complex en verandert regelmatig, waardoor fouten al snel tot naheffingen of onduidelijke loonstroken leiden. Ook bij groei, meerdere medewerkers, wisselende contracten, verschillende cao’s, neemt de tijdsinvestering en foutgevoeligheid van eigen beheer flink toe. Herken je dat je structureel meerdere uren per maand kwijt bent aan salarisverwerking, of twijfel je regelmatig of je de actuele cao- of wetswijzigingen wel goed toepast, dan is dat vaak al een teken dat uitbesteden tijd en zorgen scheelt. Bij De Vaan Administratie krijgen je medewerkers overzichtelijke loonstroken, per week, maand of vier weken, met alleen de informatie die er echt toe doet: opbouw van vakantiedagen, stand van het vakantiegeld en een duidelijk kostenoverzicht per werknemer. Elke cao kan hierin worden meegenomen. Wij verzorgen ook de maandelijkse aangifte loonheffingen richting de Belastingdienst en maken aan het einde van het jaar het volledige loonoverzicht en de jaaropgaven voor je personeel. Zo hoef je zelf geen wetswijzigingen bij te houden en weet je zeker dat de loonadministratie van je bedrijf klopt en op tijd is, ook als je bedrijf groeit.

De kosten voor salarisadministratie hangen af van het aantal medewerkers en de complexiteit van je situatie: een vast salaris zonder bijzonderheden is eenvoudiger te verwerken dan variabele uren, toeslagen, ziekmeldingen of meerdere cao’s. Ook het aantal keren dat je uitbetaalt, wekelijks, per vier weken of maandelijks, kan de prijs beïnvloeden. Bij De Vaan Administratie werken we met eerlijke tarieven. Je krijgt vooraf een duidelijke prijsindicatie, afgestemd op jouw bedrijf en het aantal medewerkers, zodat je niet voor verrassingen komt te staan. In de dienst zit standaard de maandelijkse verwerking van loonstroken, de aangifte loonheffingen én het jaarwerk met jaaropgaven voor je personeel inbegrepen. Vraag bij het vergelijken van aanbieders altijd na wat er wél en niet inbegrepen is: sommige partijen rekenen apart voor jaarwerk of voor het aanleveren van loonstroken aan medewerkers, terwijl dat bij ons gewoon in het tarief zit. Bij ons is dat helder vanaf de eerste kennismaking. Neem gerust contact op voor een vrijblijvend gesprek over jouw specifieke situatie en het aantal medewerkers, dan geven we je een concrete indicatie die past bij jouw bedrijf.

Voor een particuliere belastingaangifte heb je meestal nodig: je DigiD, jaaropgave(n) van werkgever(s) of uitkeringsinstantie, gegevens over spaargeld en beleggingen (saldo op 1 januari), de WOZ-waarde en hypotheekgegevens bij een eigen woning, betaalde of ontvangen alimentatie, giften aan goede doelen en niet-vergoede zorgkosten. Heb je een fiscaal partner, dan tellen ook diens gegevens mee voor een gezamenlijke aangifte, en is het handig om beide dossiers bij elkaar te hebben voordat je begint. De vooraf ingevulde aangifte van de Belastingdienst bevat al veel gegevens automatisch, maar niet alles: aftrekposten voor zorgkosten, giften of studiekosten staan er bijvoorbeeld niet standaard in, dus die moet je zelf aanleveren. Bij De Vaan Administratie werken we met een praktische checklist: na een korte kennismaking ontvang je een overzicht van precies welke stukken we nodig hebben, afgestemd op jouw persoonlijke situatie, zodat je niets over het hoofd ziet. Wij controleren vervolgens je gegevens, zorgen dat je aangifte volledig en correct is, inclusief aftrekposten die je zelf mogelijk mist, en leggen alles in begrijpelijke taal uit, zodat je precies weet wat er is ingediend en waarom.

Ja, we controleren en berekenen graag of je zorgtoeslag, huurtoeslag, kindgebonden budget of kinderopvangtoeslag nog klopt met je actuele inkomen en situatie, en we vragen wijzigingen voor je aan. Toeslagen zijn gebaseerd op een schatting van je jaarinkomen; verandert je inkomen, samenwoonsituatie of gezinssamenstelling gedurende het jaar, dan moet dit tijdig worden doorgegeven, anders volgt vaak een terugvordering achteraf. Veel mensen ontdekken pas na afloop van het jaar dat ze te veel of te weinig toeslag hebben ontvangen, vaak doordat een wijziging niet op tijd is doorgegeven of doordat de oorspronkelijke schatting niet meer klopte. Bij De Vaan Administratie nemen we deze controle voor je uit handen: we berekenen wat je precies moet ontvangen, vragen toeslagen voor je aan en geven wijzigingen tijdig door aan de instanties, zodat je niet achteraf voor verrassingen komt te staan. Dit doen we het liefst niet eenmalig, maar structureel, zeker als je situatie regelmatig verandert, bijvoorbeeld door een nieuwe baan, een verhuizing of een wijziging in je gezinssamenstelling. Zo krijg je precies waar je recht op hebt, niet meer, niet minder, zonder dat je zelf de regels hoeft bij te houden.

Hulp is vooral waardevol zodra je situatie niet meer ‘standaard’ is: een eigen woning met hypotheek, meerdere inkomstenbronnen, zzp-bijverdiensten naast loondienst, een schenking of erfenis, of een fiscaal partner met wie je gezamenlijk aangifte doet. Ook bij het kopen of verkopen van een huis, een scheiding, of wanneer je voor het eerst zelfstandig onderneemt naast je baan, kan het net iets ingewikkelder zijn dan de vooraf ingevulde aangifte alleen aankan. Daarnaast is hulp verstandig als je simpelweg geen tijd, zin of vertrouwen hebt om het zelf goed te doen, of als je bij een eerdere aangifte een naheffing of boete hebt gehad. De aangifte inkomstenbelasting moet standaard vóór 1 mei zijn ingediend; is dat niet haalbaar, dan regelen wij zo nodig uitstel en houden we de planning voor je in de gaten, zodat je nooit een termijn mist. Bij De Vaan Administratie krijg je een vaste contactpersoon die je situatie kent, je aangifte volledig en correct verzorgt, inclusief aftrekposten die je zelf mogelijk mist, en alles in begrijpelijke taal toelicht, zodat je precies weet waarom iets wel of niet aftrekbaar is.